Whistleblowing

Quintet möchte eine Unternehmenskultur schaffen und fördern, die von Ehrlichkeit, Transparenz und Offenheit geprägt ist. Quintet möchte alle Mitarbeitenden und Partner ermutigen, mögliche Fälle von Finanzkriminalität sowie Verstöße gegen gesetzliche, regulatorische, interne oder externe Anforderungen zu melden.

Sowohl Mitarbeitende als auch Nicht-Mitarbeitende[1], die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der Quintet Private Bank Group in Kontakt stehen (z. B. Auftragnehmer oder Lieferanten), sollen die Möglichkeit haben, potenzielles Fehlverhalten frühzeitig zu melden.

Mitarbeitende werden dazu ermutigt, konkrete Bedenken zunächst mit ihrer Führungskraft zu besprechen, bevor sie andere Eskalationswege nutzen.

[1] Als „Nicht-Mitarbeitende“ gelten alle Personen, deren Arbeitsvertrag noch nicht begonnen hat oder bereits beendet wurde, ebenso wie Selbstständige, Ehrenamtliche, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Auftragnehmer, Subunternehmer, Lieferanten und sonstige externe Unterstützer

• Die Mitarbeitenden von Quintet werden ermutigt, sich an die in der Liste der beauftragten Ansprechpartner für Whistleblower aufgeführten Stellen zu wenden, die im Quintet-Intranet verfügbar sind.
• Möchten Nicht-Mitarbeitende Fehlverhalten melden, können sie dies tun, indem sie ihren Hinweis an die folgende E-Mail-Adresse senden: whistle.blowing@quintet.com

Wir schätzen offene Kommunikation und möchten auch Nicht‑Mitarbeitende dazu ermutigen, ihre Hinweise unter Angabe ihres Namens einzureichen. Dies ermöglicht es uns, bei Bedarf Rückfragen zu stellen und weitere Informationen einzuholen. Selbstverständlich werden alle Hinweise streng vertraulich behandelt. Quintet wahrt die berechtigten Interessen aller beteiligten Parteien im größtmöglichen, gesetzlich zulässigen Umfang.

• Der Whistleblower kann seinen Hinweis anonym einreichen. Grundsätzlich wird jedoch empfohlen sich, wenn möglich, selbst zu identifizieren, da Quintet die Identität des Hinweisgebers in jedem Fall schützen wird. Anonyme Hinweise können per Post an die Compliance-Abteilung einer der unten aufgeführten Quintet-Einheiten gesendet werden. Nicht-Mitarbeitende mit Wohnsitz in Dänemark werden eingeladen, ihren Whistleblowing-Bericht an die Compliance-Abteilung in Luxemburg zu richten.

• Meldungen an lokale und EU-Regulierungsbehörden: Gemäß den Vorgaben der Europäischen Union haben Whistleblower die Möglichkeit, ihre Hinweise zu tatsächlichen oder potenziellen Verstößen auch direkt an lokale oder europäische Regulierungsbehörden zu übermitteln. Auf den Websites der jeweiligen nationalen Aufsichtsbehörden finden sich weiterführende Informationen zu den dort geltenden Whistleblowing‑Verfahren. Eine Übersicht über diese externen Meldestellen ist am Ende dieses Dokuments aufgeführt.

Die CSSF, die Quintet beaufsichtigt, hat auf ihrer Webseite eine Whistleblowing-Hotline eingerichtet und hierzu einen Benutzerleitfaden veröffentlicht (‘Meldung von Verstößen gegen die Vorschriften des Finanzsektors an die CSSF’)

In diesem Q&A wird erläutert, dass das Whistleblowing-Verfahren der CSSF von Personen genutzt werden sollte, die „grundsätzlich davon ausgehen, dass ihr Hinweis auf Verstöße gegen geltenden Vorschriften von Unternehmen oder Personen im Finanzsektors hinweist, die der Aufsicht der CSSF unterstehen“. 

Zugleich stellt die CSSF klar, dass „das Whistleblowing‑Verfahren nicht für Verstöße genutzt werden sollte, die eindeutig strafrechtlicher Natur sind“.

Abschließend weist die CSSF darauf hin, dass „Mitarbeitende von Finanzinstituten vor einer Kontaktaufnahme mit der CSSF zunächst das interne Whistleblowing‑Verfahren ihres Unternehmens nutzen sollten, sofern ein solches vorhanden ist“.

• Begründete Hinweise, dass ein anderes Mitarbeitendes möglicherweise in Betrug, grobe Pflichtverletzungen, grobe Fahrlässigkeit oder sonstiges Verhalten verwickelt ist, das den Ruf oder das finanzielle Wohl der Bank gefährden könnte.
• Verstöße gegen externe Vorschriften, einschließlich jeglicher Verletzungen geltender Gesetze oder regulatorischer Bestimmungen.
• Legitime Bedenken im Zusammenhang mit der internen Governance, insbesondere wesentliche Verstöße gegen interne Richtlinien oder Verfahren.
• Alle Verstöße (Handlungen oder Unterlassungen), die rechtswidrig sind oder den Zweck bzw. das Ziel nationaler oder europäischer Rechtsvorschriften gefährden.

Dies gilt für alle regulatorischen Straftaten, nicht nur für Straftaten im Finanzbereich.

Bei Beschwerden wenden Sie sich bitte an die BRM-Abteilung, die speziell dafür zuständig ist, Sie zu unterstützen.

Zu den meldepflichtigen Sachverhalten gehören zudem sogenannte geschützte Offenlegungen, die im öffentlichen Interesse gemäß dem Employment Rights Act 1996 (ERA) im Vereinigten Königreich erfolgen, sowie Offenlegungen im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) in Deutschland.

Der/die Ermittler/in unterliegt strengen ethischen Vorgaben und stellt sicher, dass jede eingehende Meldung vertraulich, objektiv und fair geprüft wird. Untersuchungen, die aufgrund eines gemeldeten Hinweises eingeleitet werden, werden innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens beantwortet – vorausgesetzt, die Meldung wurde nicht anonym eingereicht.

Wenn es angemessen oder erforderlich ist, beispielsweise bei möglichen Interessenkonflikten, aufgrund der Hierarchie oder Funktion der betroffenen Person oder wenn die Unabhängigkeit eines internen bzw. lokalen Ermittlers gefährdet sein könnte, kann eine externe Stelle mit der Durchführung der Untersuchung beauftragt werden.

Alle eingegangenen Hinweise werden in einem Whistleblowing‑Register dokumentiert, das von der Quintet Group Compliance verwaltet wird. Der Zugriff darauf ist streng eingeschränkt, und die Verarbeitung erfolgt gemäß strengen Aufzeichnungs‑ und Datenschutzrichtlinien.

Externe Meldestellen: